O Caminho da Produtividade

Muitas pessoas atualmente chegam ao final do dia sem concluir todas as tarefas que tinham para fazer e as deixam para depois ou levam o trabalho para casa.

Tudo isso com certeza gera muitos sentimentos negativos e não é à toa que podemos observar uma epidemia de vídeos sobre “Como vencer a procrastinação” e coisas do tipo, mas parece que nada funciona.

Se você já passou por isso e no final do dia acaba ficando com baixa autoestima, se sentindo impotente ou incompetente, tenho boas notícias meu amigo ou amiga, nesse artigo você vai saber de uma vez por todas como ser altamente produtivo no seu trabalho e fazer sobrar tempo para todos os hobbies e atividades, os pontos apresentados a seguir se utilizados com sabedoria podem mudar a sua vida de maneira bem prática e aconselho que leve para além do local de serviço.

Trabalho duro x trabalho inteligente

Antes de começar a de fato falar sobre todas as ações que podem ser tomadas para você ser extremamente eficiente nesse trabalho, primeiro é necessário fixar a ideia de que, trabalhar de forma inteligente é melhor do que trabalhar duro.

Sei que muitas pessoas ficam frustradas por trabalharem demais e até não serem reconhecidas por isso, mas para essas pessoas uma coisa precisa ficar clara, o seu trabalho não vale pelo quanto de esforço se coloca nele e sim pelo valor que outros percebem, por isso no mundo dos negócios é tão importante “entregar valor”.

Logo, não adianta também, fazer muitas tarefas e achar que está produzindo, o seu cansaço não é sinônimo de resultado e ser ocupado é muito diferente de ser produtivo.

O trabalho eficiente será sempre melhor do que o trabalho duro ineficiente, então aqui vai uma frase para ser muito bem fixada, trabalhe duro o mais eficiente possível.

Em vez de carregar uma pilha de rochas uma por uma, por que não usar um carrinho de mão?

Agora sim, podemos seguir para o nosso caminho da produtividade.

1 - Checklists

Criar uma lista de afazeres faz com que você não tenha que despender tempo procurando alguma tarefa a ser feita, ela já foi identificada previamente.

Muitas pessoas perdem muito tempo do dia simplesmente por não serem organizadas com as próprias tarefas. Estão sempre perdidas e desorientadas.

Para evitar isso, fazer uma lista com as obrigações irá estimular o cumprimento das mesmas e aumentar a produtividade, o dia já estará organizado e tempo não será despendido ao término de um serviço para se pensar em qual seria o outro.

Como dica especial, opte por organizar o dia e montar a sua lista de tarefas já no dia anterior, algumas pessoas podem optar também por fazer quando acordam.

Essa lista precisa começar pelas tarefas mais importantes, isso vai trazer um diferencial, pois lembre-se ser ocupado é diferente de ser produtivo, então você pode de maneira inteligente chegar no escritório e começar a fazer aquele relatório importante enquanto o seu colega perde todo o expediente respondendo e-mails aleatórios.

2 - Organizar o seu lugar de trabalho.

Ser organizado é uma qualidade que traz frutos positivos para a vida indo além do aspecto laboral. Porém, especialmente no trabalho os benefícios são mais notáveis.

Pode não ser um fator determinante para a sua produtividade, porém limpar o lugar em que se trabalha e organizá-lo, além de trazer um melhor aspecto para o ambiente e promover o bem estar psicológico vai afastar possíveis distrações, como por exemplo ter vários papéis espalhados na mesa cada um sendo uma tarefa diferente não irá permitir com que a mente se habilite para focar no serviço que precisa ser executado.

Evite o telefone sobre a mesa, mesmo desligado estudos já indicam que isso pode fazer com que a sua mente não esteja 100% focada, ficamos mentalmente esperando uma notificação ou aviso do aparelho.

O mesmo se aplica à uma desorganização na mesa de trabalho, se existem vários papéis referentes à várias tarefas, o psicológico não irá agir da forma mais eficiente para se concentrar em apenas uma, mas sim pensando em várias ao mesmo tempo.

Por isso, se organize de modo a manter apenas o necessário para a realização dos serviços requeridos no momento.

3 - FOCO

Poderíamos falar um livro inteiro sobre este assunto como já existem por aí, mas eis o essencial. Meu amigo(a), tudo que está nesta lista é inútil se você não possuir esta habilidade, então se esforce para tê-la.

O que adianta limpar o local de trabalho, formar uma agenda de tarefas, encontrar as mais importantes se você não pode simplesmente fazer o que tem que ser feito?

O mundo hoje está cada vez mais distraído, o cérebro das pessoas é cada vez mais estimulado por propagandas, likes e notificações.

Existem pessoas que desenvolvem a síndrome do “toque fantasma”, elas sentem o celular vibrar mesmo que não ocorrendo. Estão constantemente olhando para a tela do celular, recebendo novos estímulos, trocando de vídeo para vídeo, foto para foto, treinando o cérebro para ser distraído.

Nos anos 2000 a capacidade de atenção média do ser-humano era de 12 segundos, hoje são 8 segundos, menos do que um peixinho dourado!

É claro que o foco pode ser exercitado também, fique tranquilo(a) se você se considera uma pessoa distraída não é um caminho sem volta. Meditações, yoga e vários outros métodos podem ser utilizados para aumentar o tempo de atenção.

Então meu amigo(a), ter foco hoje em dia é com toda certeza um super poder, desenvolva a sua concentração e colha os frutos mais tarde, você com certeza pode fazer melhor do que um peixinho dourado!

4 - Pausa calculadas

Depois de destacar a importância do foco, temos que falar de como usá-lo de maneira eficiente, não adianta pensar em ser um super-humano e tentar se concentrar por 5 horas seguidas que não vai funcionar.

Precisamos ter ciência da humanidade e respeitar os limites biológicos, entendendo-os, podemos fazer o trabalho ser o mais produtivo possível.

Para isso, estudos mostram que pessoas que fazem pausas durante alguns períodos de foco intenso tendem a ser mais produtivas.

Há uma técnica muito conhecida chamada método Pomodoro em que consiste em dividir a tarefa em blocos de 25 minutos de foco intenso e intervalos de 5 minutos para a mente descansar.

É claro que esse espaçamento de tempo pode ser aumentado ou diminuído, como já vimos antes o foco pode ser exercitado e existem pessoas capazes sim de se concentrar por muito tempo.

Porém o tempo de descanso também é muito importante, pense bem, uma pessoa que trabalha focada por 30 minutos e descansa 5 provavelmente fará uma melhor trabalho do que a pessoa que força seus limites e tenta ficar horas a fio em uma tarefa com a mente desgastada perdendo a qualidade do trabalho.

5 - Uma coisa de cada vez.

Muitas pessoas pensam que para você ser realmente produtivo você precisa ser multitarefas, imagens de filmes nos são sugeridas mostrando grandes executivos cumprindo várias tarefas de uma vez só, solucionando 10 problemas ao mesmo tempo. Isso não poderia estar mais longe da realidade.

O gigante do aço Andrew Carnegie, que chegou a alcançar o posto de homem mais rico do mundo em 1901, tinha como um dos seus mandamentos “uma tarefa por vez”, o foco não pode ser disperso das tarefas mais importantes.

O fato é que pessoas muito bem sucedidas em suas áreas se concentram nas tarefas mais importantes e uma por vez, para que tudo seja feito com a maior qualidade possível. O que adianta fazer 5 coisas ao mesmo tempo e nenhuma sair boa?

Para deixar mais claro, a multitarefa na verdade é uma forma do cérebro trocar rapidamente de um serviço para outro trazendo um decréscimo muito grande de produtividade já que o foco demora para se restabelecer, além disso, uma pesquisa da universidade de Stanford sugere que multitarefas na verdade reduzem o seu QI. Pois é, perigoso.

6 - Minimize distrações

Esta seção dispensa apresentações não é mesmo? Do que adiantaria todas as técnicas apresentadas acima com o foco completamente desenvolvido, tudo pronto para a execução, se de repente o telefone toca, uma notificação aparece, ou algum amigo interrompe?

Quando ocorre uma quebra na concentração, o cérebro demora em média 20 minutos para recobrá-la na mesma intensidade.

Para evitar isso, desligar as notificações do celular, desligá-lo ou colocá-lo no modo avião e avisar às pessoas ao redor para não interromper podem evitar esse tipo de problema.

Conclusão

O fato é que cada uma dessas dicas pode parecer intuitiva, mas se fosse fácil ninguém teria problemas com isso.

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